El Real Decreto 304/2014 que aprueba el reglamento de la Ley 10/2010 de Prevención del Blanqueo de Capitales, regula las obligaciones de conservación de documentos en los artículos 28 a 30.
Tras regular el artículo 28 la conservación de los documentos de diligencia debida, el artículo 29.1, dispone que “ Los sujetos obligados conservarán los documentos y mantendrán registros adecuados de todas las relaciones de negocio y operaciones, nacionales e internacionales, durante un periodo de diez años desde la terminación de la relación de negocio o la ejecución de la operación ocasional. Los registros deberán permitir la reconstrucción de operaciones individuales para que puedan surtir, si fuera necesario, efecto probatorio.
Del texto se deduce que el precepto modifica el plazo de conservación de libros y registros contables y documentación probatoria, establecido con carácter general en seis años por el Código de Comercio, y en cuatro años por la normativa tributaria (cinco en la práctica por los plazos de presentación de ciertos modelos) con supuestos específicos de mayor duración, como los de inspección fiscal o la compensación de bases imponibles negativas de ejercicios anteriores.
En cambio, el artículo 29.1 del Real Decreto introduce la obligación para los sujetos obligados, de conservar la totalidad de la contabilidad, registros y soportes documentales de sus operaciones con terceros, sin ninguna excepción, durante nada menos que “un periodo de diez años desde la terminación de la relación de negocio o la ejecución de la operación ocasional.”
Los efectos son de enorme trascendencia pues, por ejemplo, si nos referimos a una entidad financiera, tendría la obligación de conservar la totalidad de los documentos de sus clientes desde que éstos abren la primera cuenta en la sucursal, hasta diez años después de liquidar su última operación. Eso puede suponer la obligación de guardarlos durante treinta, cuarenta o más años.
Los costes de custodia de la documentación durante ese período supondrán una pesadilla para los sujetos obligados, tanto en papel como en soporte digital. Además de las necesidades de espacio físico o virtual, se plantearían problemas de conservación digital, derivados de la obsolescencia del hardware y la dependencia del software. Hablamos de los costes de migración o conversión de ingentes cantidades de terabytes, o más bien exabytes o zettabytes, de información, con la única finalidad de conservar documentación obsoleta a disposición de la Administración.
Además, el artículo 29.1 supone la imposibilidad de cancelar la documentación de forma cronológica (por años completos), dado que según la LOPD habría que cancelar los datos en cuanto estos dejen de servir a la finalidad para la que fueron recabados, y ello sucedería para cada relación de negocio en un momento específico. En consecuencia, el expurgo de documentación sería individualizado para cada documento, planteando inabordables problemas para la destrucción de los soportes, tanto digitales como en papel.
Y, por último, se plantearía el problema de mantener la confidencialidad de esa información a salvo de hackers y ladrones de documentos.
Por ello se necesario interpretar el artículo 29.1. de forma razonable, acudiendo al criterio de la interpretación sistemática, además de a los principios de legalidad y jerarquía normativa. En este sentido, debemos centrarnos en el artículo 25 de la Ley, que delimita el alcance de las obligaciones de conservación, estableciendo que deberá conservarse “la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Ley.” Pues bien, las obligaciones generales que establece la Ley para los sujetos obligados son las siguientes:
- Las diligencia debida.
- Las obligaciones de información.
- El control interno.
Es decir, de la lectura de la Ley 10/2010 no puede deducirse en ningún caso que los plazos generales de conservación de documentos establecidos en el Código de Comercio y normas tributarias, se vean alterados, ampliándose hasta los diez años desde la operación ocasional o el cese de la relación de negocio, como señala el Reglamento.
En consecuencia la forma en que el Real Decreto acota las obligaciones de conservación documental debe ser interpretadas atendiendo a la letra de la Ley desarrollada, so pena de nulidad. Puede aducirse que el Real Decreto no contraviene la Ley, sino que añade nuevas obligaciones distintas de las legales, pero que en ningún caso la contradicen. A ello hay que objetar el principio según el cual los reglamentos no pueden regular de manera autónoma materias que impongan obligaciones a los ciudadanos.
Dado que las obligaciones de conservación de la documentación de diligencia debida se recogen en el artículo 28, y las de comunicación y control interno en el 29.2, deberemos reducir el ámbito del 29.1 a las obligaciones de conservación de la documentación de las actuaciones de examen especial.
En suma, hay que rechazar la idea de que el Reglamento establece una nueva obligación de conservación que se extiende a la totalidad de la documentación contable de los sujetos obligados con sus justificantes. Esperemos que la Administración aplique el mismo criterio.
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